Elektronische Rechnungen Pflicht bei öffentlichen Auftraggebern
Architekturbüros, die mit der Landesverwaltung zusammenarbeiten, müssen ihr Rechnungswesen umstellen. Diese Pflicht gilt nicht bei Kommunen.
Ab dem 1. Januar 2022 sind Architekten verpflichtet, elektronische Rechnungen zu stellen, wenn sie Leistungen für die öffentliche Verwaltung auf Landesebene erbringen.
Davon ausgenommen sind Rechnungen, die den Betrag von EUR 1.000 netto nicht überschreiten (und bis zum 31.12.2025 ausgestellt wurden) oder geheimhaltungsbedürftige Rechnungsdaten aufweisen. Für öffentliche Aufträge des Bundes gilt die Pflicht für E-Rechnungen bereits seit dem 27. November 2020.
Die Landesverwaltung gibt dazu folgende technische Hinweise: Für die elektronische Rechnungsstellung ist ausschließlich der Zentrale Rechnungseingang Baden-Württemberg, der zusammen mit weiteren Informationen unter service-bw.de/erechnung zu erreichen ist, zu verwenden. Das Rechnungsdokument muss dazu im Standard XRechnung oder einem anderen der Norm EN 16931 entsprechenden Format erstellt werden und im Feld Buyer-Reference (BT-10) die im Zuschlagsschreiben angegebene Leitweg-ID aufweisen. Außerdem ist im Feld Purchase-Order-Reference (BT-13) die im Zuschlagsschreiben angegebene Mittelbindungsnummer einzutragen. Es gelten die über service-bw.de/erechnung einsehbaren Nutzungsbedingungen nebst Anlage (Technische Informationen) des Zentralen Rechnungseingangs Baden-Württemberg in der zum Zeitpunkt der Einbringung der elektronischen Rechnung gültigen Fassung."
Die Pflicht zur Ausstellung und Übermittlung von elektronischen Rechnungen besteht nicht, wenn der Rechnungssteller oder der Rechnungsempfänger u.a. eine Gemeinde oder ein Gemeindeverband ist. Ungeachtet dessen können Kommunen mit den Rechnungsstellern die Ausstellung und Übermittlung von elektronischen Rechnungen vereinbaren.
Rechnungssteller sind daher ab 1. Januar 2022 nicht gesetzlich verpflichtet, gegenüber Kommunen elektronische Rechnungen zu stellen, und zwar weder im Ober- noch im Unterschwellenbereich. => Die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung besteht auch dann nicht, wenn die Kommune Rechnungsstellerin ist. => Die Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen besteht für Kommunen nur im Oberschwellenbereich.